Kun taloyhtiössä tilataan palveluita, ei ole poissuljettua, että joskus jokin ei aina menekään täysin odotusten mukaan. Hallituksen on tällöin syytä olla hereillä ja tarkastaa onko asiassa syytä tehdä reklamaatio. Ensin on syytä tarkastaa sopimus. Mitä sen perusteella sovittiin tehtäväksi?
Reklamaation tekeminen koetaan usein vaikeaksi ja joskus suorastaan niin haastavaksi tehtäväksi, että tekemistä pallotellaan, kunnes aikaa on jo kulunut liian pitkään ja pahimmassa tapauksessa koko oikeus vaatia korvauksia menetetään. Reklamaatio tulee kuitenkin tehdä kohtuullisessa ajassa, jolla tarkoitetaan ennemminkin viikkoja kuin kuukausia. Hallituksen on siis huolehdittava siitä, että reklamaatio tehdään oikea-aikaisesti. Ellei osaamista löydy itseltä, saa tähän myös apua asiantuntijalta. On syytä todeta, että on myös erityistilanteita, mutta useimmiten muutaman pääkohdan muistamalla pelastaa jo paljon. Ensinnäkin on tärkeää, että reklamaatio tehdään oikealle taholle, eli yleensä yhtiön toiminimenkirjoitukseen oikeutetulle henkilölle, joka selviää tarvittaessa kaupparekisteristä. Reklamaatio on syytä tehdä aina kirjallisesti. Reklamaatiossa tulee olla yksilöitynä kohde ja asia, josta reklamoidaan ja millä perusteella. Eli tiivistäen voisi ajatella näin: minkä sopimuksen perusteella tehtiin jotain, mitä sen perusteella olisi pitänyt tehdä ja mikä meni pieleen ja mitä sen takia nyt vaaditaan. Toisinaan törmää tilanteisiin, joissa taloyhtiö haluaa sälyttää virheen selvittämisen sen tehneelle osapuolelle. On kuitenkin syytä muistaa, että se, joka vetoaa virheeseen, on myös velvollinen näyttämään virheen olemassaolon. Urakoitsijalta ei voi vaatia, että hän osoittaisi rakennusvirheen olemassaolon eikä esimerkiksi väitetysti liikaa laskuttaneelta palvelun tuottajalta, että hän erittelisi virheelliset laskunsa. Sen sijaan virheen selvittelyssä on toki hyväkin pitää sopimuskumppani mukana ja varata esimerkiksi mahdollisuus osallistua katselmukseen tai muuhun tilaisuuteen, jossa virhettä selvitetään. Eri asia on virheet, jotka edellyttävät korjausta välittömästi lisävahingoilta välttymiseksi.
Useinkaan kaikki virheestä aiheutuvat kustannukset eivät vielä ole täysin selvillä alkuvaiheessa. Tällöin tiedossa olevien kustannusten lisäksi ilmoitetaan, että pidätetään oikeus vaatia myös muut virheestä aiheutuvat kustannukset täysimääräisesti. On myös muistettava, että usein esimerkiksi urakoitsijalla voi olla oikeus ensisijaisesti korjata virhe itse, jolloin tähän täytyy varata mahdollisuus. Reklamaatiossa onkin hyvä ilmoittaa myös se, mihin päivämäärään mennessä siihen vaaditaan vastaus ja urakoitsijan ollessa kyseessä, vaatia esittämään myös korjaussuunnitelma. Ellei korjauksia tehdä tai ei saada vastausta, on taloyhtiön syytä vielä ennen korjaustoimiin ryhtymistä lähettää urakoitsijalle niin sanottu teettouhkainen vaatimus, jossa todetaan, että ellei korjauksia tehdä tiettyyn päivämäärään mennessä, tulee taloyhtiö tekemään korjaukset urakoitsijan kustannuksella. Tällöin täytyy myös ilmoittaa kustannusten määrä. Onneksi virheiden osalta päästään useimmiten sovinnolliseen ratkaisuun. Jos asia kuitenkin joudutaan viemään tuomioistuimeen, tulee mitä todennäköisimmin arvioitavaksi se, oliko reklamaatio tehty ajoissa ja asianmukaisesti.